DOCUTEN: Soluciones en digitalización de procesos administrativos

DOCUTEN es una empresa tecnológica que trabaja para convertir a sus clientes en “empresas sin papel” gracias a la digitalización de sus procesos administrativos, usando tecnologías de firma digital, recepción electrónica de facturas y emisión de facturas electrónicas.

Aunque en los últimos tiempos ha ganado peso el concepto de transformación digital, la realidad es que los procesos internos de muchas compañías siguen realizándose del mismo modo que en el siglo pasado. Por ello, DOCUTEN nace con la idea de modernizar dichos aspectos y acercar a las empresas a una forma más eficiente y moderna de gestionar sus procesos.

Entrevistamos a Brais Méndez, CEO de DOCUTEN “En Docuten somos conscientes de que cada sector y cada compañía cuenta con unas necesidades específicas y, por ello nos adaptamos a las especificidades de tu sector y a las tuyas propias para conseguir optimizar la operativa de tu negocio al máximo.“

Sobre Docuten

DOCUTEN se distingue por ofrecer una Visión Integral de la digitalización administrativa, al contar con soluciones de firma digital y factura electrónica (tanto emisión como recepción) logrando dar solución a las ineficiencias producidas por dichos procesos administrativos,  bajo una única plataforma y con un mismo proveedor.

También hacen especial hincapié en las personas, que se convierten en fundamentales en un proceso de transformación digital. Es por ello que acompañan  a sus clientes en todo el proceso de integración e implantación, a través de su  departamento de Customer Success cuya misión es conseguir que cada uno de sus clientes saque el mayor partido a DOCUTEN.

Cabe destacar también los beneficios derivados de la digitalización administrativa, consistiendo en los siguientes factores clave:

• Eficiencia. Elimina el trabajo administrativo manual, el cual consume demasiado tiempo, y permite agilizar los flujos de trabajo de los empleados, aumentando la productividad y evitando  errores humanos.
• Ahorro de costes. La digitalización ahorra tiempo y dinero a las empresas: no más papeleo significa no más gastos de impresión, envío y almacenamiento.
• Respeto por el medio ambiente. La digitalización en las empresas reduce significativamente el consumo de papel y hace que sean más sostenibles.
• Seguridad y legalidad. Las transacciones digitales con DOCUTEN brindan mayor seguridad y cumplen con las regulaciones legales en la UE y en todo el mundo.

“Con nuestras soluciones digitales y electrónicas deseamos mejorar la gestión de proveedores, trabajadores y clientes para avanzar por el camino correcto hacia una Smart Manufacturing “, señala el Sr. Méndez.

Especialistas en digitalización administrativa

Entre los principales servicios que la empresa ofrece a sus clientes se encuentra el de   Firma Digital contando con diferentes tipos de firma electrónica permitiéndoles cubrir todas las casuísticas que se pueden encontrar:

• Firma cualificada, permitiendo la realización de firmas electrónicas usando certificados electrónicos cualificados, siendo especialmente utilizada por los departamentos legales de las compañías, ya que tiene el nivel máximo de legalidad según la legislación europea. 
• Firma avanzada, contado con dos tipos de firma electrónica avanzada:
  • Firma biométrica: la cual permite firmar documentos a través de firma manuscrita, en cualquier dispositivo móvil (tablet, smartphone) y con plena validez legal. Esta es especialmente utilizada en procesos de firma presencial, tanto en documentos relacionados con RRHH como en documentos mercantiles;
  • Firma con OTP la cual es realizada a través del envío de un código OTP de un solo uso al firmante y de validez temporal, vía SMS o bien vía email, utilizada habitualmente en procesos de firma a distancia, como en la firma de contratos laborales por trabajadores que no están en la propia sede de la compañía. 

“Todas nuestras soluciones de firma son completamente legales, ya que cumplen con todos los requisitos del Reglamento Europeo (Nº910/2014) de Firma Electrónica (eIDAS). De hecho, DOCUTEN está reconocido como Prestador Cualificado de Servicios de Confianza (PCSC)” nos indica el Sr. Méndez.

Otro de los servicios principales de la empresa es la automatización y digitalización de  la Recepción de facturas.

Dicha automatización, permite que las facturas se indexen de forma directa en los sistemas de contabilidad, eliminando el papel de los procesos administrativos, evitando la pérdida de facturas, mejorando la eficiencia de los procesos al contar con flujos de aprobación y checks automáticos y mejoran la relación con sus proveedores al ofrecerles distintas herramientas para su emisión y mantenerles informados en todo momento del estado del proceso.

Junto a la automatización de las facturas, también incluyen la Emisión de facturas electrónicas, las cuales permiten enviar las facturas electrónicamente de forma fácil y rápida tanto a clientes públicos como privados, a través de canales como FACeB2B, Peppol y todos los PGE de las Administraciones Públicas.

Colaboraciones con otras entidades

En DOCUTEN siempre están dispuestos a colaborar con compañías especialmente relacionadas con los puntos en los que todavía no se han especializado, puesto que creen en la mejora y progreso constante que proporciona el trabajo conjunto y las nuevas experiencias que pueden aportar a sus propias funciones.

Por ello, consideran que el contacto con asociaciones y clústeres del sector les ayuda a mejorar sus productos y conocer mejor las necesidades reales de las empresas y sus trabajadores.

Además, desean ofrecer a las empresas de dichas organizaciones su experiencia acumulada con objetivo de transmitir su conocimiento mediante actos formativos y divulgativos y ayudar a entender las problemáticas internas y cómo la digitalización administrativa puede reportar máximos beneficios.

Opinión de QUIMACOVA

Finalmente, le preguntamos al Sr. Méndez cuál es su opinión sobre la asociación, a lo cual nos responde lo siguiente:

“Desde DOCUTEN buscamos formar parte de la cadena de valor del sector Químico y Medioambiental y consideramos que no hay mejor sitio que QUIMACOVA para poder establecer sinergias y trabajar por la mejora del sector y su actividad.

Por supuesto que recomendaríamos la asociación, por su atención continua, su proactividad y su predisposición”.